1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Turana Mamedova
Kadenstr. 16
01237 Dresden
Deutschland
E-Mail: info@e1ndok.de
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Deutschland ist dies die Datenschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.
2. Hosting & Infrastruktur
Die e1nDok-Plattform wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Alle Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet, sofern nachfolgend nichts anderes angegeben wird.
Der Zugriff auf unsere Dienste erfolgt über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen (TLS). Gespeicherte Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO geschützt.
3. Erhobene Daten
3.1 Konto- und Profildaten
Bei der Registrierung und Nutzung von e1nDok erheben wir folgende Daten:
- Name und E-Mail-Adresse
- Firmenname und Geschäftsadresse
- Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-ID
- Bankverbindung (IBAN für Rechnungsstellung)
- Logo und Firmenfarben (optional)
3.2 Nutzungsdaten
Bei jedem Zugriff auf unsere Plattform protokollieren wir technisch notwendige Daten:
- IP-Adresse (anonymisiert nach 24 Stunden)
- Zeitpunkt des Zugriffs
- Aufgerufene Seiten und Funktionen
- Browser-Typ und Betriebssystem
3.3 Dokumentdaten
Die von Ihnen erstellten Dokumente (Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge) enthalten strukturierte Rohdaten wie:
- Empfängerdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse)
- Leistungsbeschreibungen und Preise
- Dokumentnummern und Zahlungsbedingungen
PDF-Dateien werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Die PDF-Ausgabe wird ausschließlich bei Bedarf dynamisch auf Basis der in Ihrem Konto hinterlegten strukturierten Daten erzeugt und direkt in Ihrem Browser bereitgestellt. Auf unseren Servern verbleiben ausschließlich die strukturierten Rohdaten — keine fertig gerenderten PDF-Dateien. Dies bedeutet: Wenn Sie Ihr Konto löschen, sind auch alle Grundlagendaten für Ihre Dokumente unwiderruflich verloren (vgl. Abschnitt 8).
3.4 Zahlungsdaten
Zahlungen für Starter- und Pro-Abonnements werden über Stripe abgewickelt. e1nDok speichert keine vollständigen Zahlungsdaten (Kreditkartennummern o. Ä.). Die Verarbeitung erfolgt direkt durch Stripe Ireland Limited.
4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
- Vertragserfüllung — Betrieb der Plattform, Bereitstellung der Dokumentenverwaltung, Rechnungsversand (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Rechtliche Verpflichtungen — Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gemäß HGB und AO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- Berechtigte Interessen — Sicherheit der Plattform, Betrugsprävention, technische Verbesserungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
- Einwilligung — Marketing-Kommunikation, sofern Sie zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
5. Drittanbieter und Datenübermittlungen
Stripe (Zahlungsabwicklung)
Für die Abwicklung von Starter- und Pro-Abonnements nutzen wir Stripe. Der Anbieter ist Stripe Ireland Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten im Rahmen der Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy
Anthropic (KI-Assistent)
Der KI-Assistent von e1nDok (nur für Pro-Nutzer) nutzt die API von Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nachrichten werden nicht zur Modellverbesserung verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
E-Mail-Versand
Der Versand von Rechnungen und Systembenachrichtigungen erfolgt über einen E-Mail-Dienstleister innerhalb der EU. Es werden dabei E-Mail-Adresse und Versandstatus gespeichert.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen.
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) — Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) — Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung Ihres Kontos erfolgt sofort und ist nicht umkehrbar. Bitte beachten Sie Abschnitt 8 (Kontolöschung), bevor Sie dieses Recht ausüben.
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie können Ihre Dokumente und Daten jederzeit manuell als PDF herunterladen.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Direktmarketingzwecken jederzeit widersprechen.
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@e1ndok.de. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von einem Monat.
7. Speicherfristen
- Kontodaten: Werden unmittelbar und unwiderruflich gelöscht, sobald Sie Ihr Konto löschen (vgl. Abschnitt 8). Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.
- Rechnungen und Geschäftsdokumente: Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen (z. B. bereits versendete Rechnungen) werden gemäß §§ 147 AO, 257 HGB für 10 Jahre aufbewahrt, auch nach Kontolöschung.
- Zugriffsprotokolle: Werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
- Support-Anfragen: Werden nach Abschluss für 3 Jahre aufbewahrt.
8. Kontolöschung
Im Einzelnen gilt:
- Sofortige Löschung: Alle in Ihrem Konto gespeicherten Daten werden im Moment der Kontoauflösung vollständig entfernt.
- PDF-Dokumente: Da PDF-Dateien bei e1nDok nicht auf dem Server gespeichert werden, sondern bei Bedarf dynamisch aus den Rohdaten erzeugt werden, sind nach der Kontoauflösung auch keine PDF-Downloads mehr möglich.
- Keine Wiederherstellung: Gelöschte Konten und deren Daten können von e1nDok nicht wiederhergestellt werden — auch nicht auf ausdrücklichen Wunsch.
- Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Bereits versendete Rechnungen, die unter steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten fallen (§§ 147 AO, 257 HGB), können auch nach Kontolöschung für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt bleiben.
Empfehlung: Laden Sie vor der Löschung Ihres Kontos alle benötigten Dokumente manuell als PDF herunter. Nach der Löschung besteht keine Möglichkeit mehr, auf Ihre Daten zuzugreifen oder Dokumente zu exportieren.
Die Kontolöschung können Sie in den Kontoeinstellungen unter "Konto löschen" selbst durchführen. Bei Fragen wenden Sie sich an: info@e1ndok.de
10. KI-Assistent (Pro-Funktion)
Der KI-Assistent steht ausschließlich Pro-Nutzern zur Verfügung. Ihre Nachrichten an den Assistenten werden zur Verarbeitung an die Anthropic-API übermittelt. Es werden keine dauerhaften Nutzerprofile erstellt und die Daten werden nicht zur Modellverbesserung verwendet.
Der Chat-Verlauf wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert und nicht dauerhaft auf unseren Servern abgelegt. Bei Löschung Ihres Kontos oder Ihres Browser-Speichers ist der Verlauf ebenfalls unwiederbringlich verloren.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail informieren.